Hàng quý các doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập) phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. Như thế nào là hóa đơn xóa bỏ và hủy hóa đơn? Bản chất của hủy hóa đơn và xóa bỏ hóa đơn có liên quan đến ngày hóa đơn và ngày ký hóa đơn điện tử hay không? Chúng ta hãy cùng tìm kiếm câu trả lời dưới đây để tránh nhầm lẫn khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhé!
1. Các hóa đơn được ghi vào cột “xóa bỏ” là những hóa đơn thuộc các trường hợp:
– Hóa đơn viết sai và chưa gửi cho người mua, nhưng sau đó phát hiện ra mình viết sai hóa đơn, kế toán tiến hành xóa bỏ hóa đơn viết sai và xuất lại hóa đơn mới.
– Hóa đơn đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện sai sót, hai bên chưa kê khai nên bên bán và bên mua tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn sau đó bên bán xuất lại hóa đơn mới.
– Trường hợp bên mua trả lại do hang hóa, dịch vụ không đúng với quy cách, chất lượng như đã thỏa thuận mà bên mua là đối tượng không có hóa đơn để xuất trả lại cho bên bán thì lúc này, bên bán và bên mua cần làm “Biên bản trả lại hàng và thu hồi hóa đơn” để bên mua trả lại hàng cho bên bán. Đồng thời bên bán thu hồi lại hóa đơn đã lập thì trường hợp này hóa đơn thu hồi về cũng sẽ thuộc hóa đơn bị xóa bỏ.
Do đó, khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn sẽ điền những hóa đơn bị xóa bỏ vào cột số (15):
– Các hóa đơn đã xóa bỏ
– Các hóa đơn lập sai mà đã thu hồi lại hóa đơn để xuất lại hóa đơn mới
– Trường hợp thu hồi lại hóa đơn đã lập do bên mua trả lại hàng đối với tổ chức, hộ cá nhân không có hóa đơn để xuất trả lại.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm (Theo Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC):
– Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa. Những hóa đơn này phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng với nhà in.
– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
Đối với các trường hợp phải hủy hóa đơn này: tổ chức, hộ, cá nhân sẽ phải làm thông báo lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc hủy hóa đơn và thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Đối với trường hợp bắt buộc phải hủy hóa đơn do Cơ quan Thuế thông báo thì thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Vậy, đối với trường hợp hóa đơn bị mất đã làm thông báo với cơ quan thuế nhưng sau đó tìm lại được thì chúng ta cũng cần phải thực hiện hủy hóa đơn trong vòng 10 ngày kể từ ngày tìm lại được hóa đơn. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Lưu ý nhỏ là các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Sẽ kéo dài thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN thêm 1 tháng
Chữ ký số- Không còn mối lo cho doanh nghiệp
Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, các bạn cần điền những hóa đơn bị hủy vào cột số (19) các hóa đơn in sai, in thừa; hoặc các hóa đơn không tiếp tục sử dụng nữa mà phải làm thông báo lên cho cơ quan thuế để hủy.
Hy vọng những thông tin trên đã phần nào giúp kế toán có được những kiến thức cơ bản trong quá trình làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.